<div dir="ltr"><div>Hello, </div><div><br></div><div>Within the last year, we've amped up our born-digital acquisitions program which led to this very question. In the end, we decided that instance records were for physical containers and that DO records would be best utilized for born-digital and digitized content. There were a number of collection recordkeeping reasons for this, but there's also a prospective migration to a new IR solution and of the PUI on the horizon. </div><div><br></div><div>One of the biggest legacy challenges that we had to consider is that, prior to my position being established 2+ years ago, DO records were utilized solely by our library digitization and A/V reformatting team. The archives team has only recently been positioned to systematically acquire and work with born-digital content in an iterative process. Several inter-departmental brainstorming sessions later, we've set up standards as to what makes a minimal viable DO record. NB: the DO record likely be deleted as part of the processing project wrap-up. </div><div><br></div><div> A minimal viable DO for an accession requires (and this is where ASpace pre-populated fields really comes in handy):</div><div><ul><li>Title - We established and documented a convention to be applied to all accession DOs and potential accruals.</li><li>Identifier - We established and documented a file naming convention to be applied to all bags.</li><li>File URI - We established and documented a file structure to be applied to all accessioned content and is replicated across all of our local and vended digital preservation environments.</li><li>Use statement - Since there are users of this area of ASpace besides the archives team, the use statement enables us to manage the nuances between unprocessed/processed born-digital archival content and unprocessed/processed digitized content. Accessions are considered <submitted masters>. This controlled term is in keeping with our practice of managing accessions in aggregation (e.g, boxes and bags) and makes it easier to run reports, perform unprocessed backlog audits, and conduct processing project wrap-up. </li></ul></div><div>Hope this is helpful! </div><div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><font color="#000000"><b>Elizabeth Carron</b></font></div><div dir="ltr"><font color="#000000">Senior Accessioning Archivist | MS, Certified Records Manager (CRM)</font></div><div dir="ltr"><i><font color="#000000">pronouns are she/her/hers</font></i><span style="color:rgb(0,0,0)"><br></span></div><div dir="ltr"><b style="color:rgb(0,0,0)"><br></b></div><div dir="ltr"><b style="color:rgb(0,0,0)">John J. Burns Library @ Boston College</b><br></div><div><font color="#000000">P | 617.552.8049 </font></div><div><div><font color="#000000">E | </font><a href="mailto:elizabeth.carron@bc.edu" target="_blank"><font color="#9900ff">elizabeth.carron@bc.edu</font></a></div><div><font size="1"><a href="https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdo4rWDqg-_oULHkdt8jn8cTBKBZZ7OYmDp7Deb9qNcdRA_Mg/viewform" target="_blank"><font color="#9900ff">Digital Submissions Form</font></a><font color="#0000ff"> </font></font><font size="1"><font color="#000000">|</font><font color="#0000ff"> </font><a href="https://www.bc.edu/content/bc-web/sites/Policies-Procedures/University-Policies.html" target="_blank"><font color="#9900ff">University Policy on University Archives</font></a></font></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div><div><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>