<html xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:m="http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40">
<head>
<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8">
<meta name="Generator" content="Microsoft Word 15 (filtered medium)">
<style><!--
/* Font Definitions */
@font-face
        {font-family:"Cambria Math";
        panose-1:2 4 5 3 5 4 6 3 2 4;}
@font-face
        {font-family:Calibri;
        panose-1:2 15 5 2 2 2 4 3 2 4;}
/* Style Definitions */
p.MsoNormal, li.MsoNormal, div.MsoNormal
        {margin:0in;
        font-size:11.0pt;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
a:link, span.MsoHyperlink
        {mso-style-priority:99;
        color:blue;
        text-decoration:underline;}
span.EmailStyle18
        {mso-style-type:personal-reply;
        font-family:"Calibri",sans-serif;
        color:windowtext;}
.MsoChpDefault
        {mso-style-type:export-only;
        font-family:"Calibri",sans-serif;}
@page WordSection1
        {size:8.5in 11.0in;
        margin:1.0in 1.0in 1.0in 1.0in;}
div.WordSection1
        {page:WordSection1;}
--></style><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
<o:shapelayout v:ext="edit">
<o:idmap v:ext="edit" data="1" />
</o:shapelayout></xml><![endif]-->
</head>
<body lang="EN-US" link="blue" vlink="purple" style="word-wrap:break-word">
<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal">Thank you all for the examples!<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal">Bri McLaughlin, she/her/hers<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Visiting Metadata Services Librarian<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">Indiana University <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal">812-856-3321<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org <archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org>
<b>On Behalf Of </b>Kevin W. Schlottmann<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, March 1, 2022 2:52 PM<br>
<b>To:</b> Archivesspace Users Group <archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org><br>
<b>Subject:</b> [External] Re: [Archivesspace_Users_Group] User Defined Fields use cases<o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="background:#FFECE5"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Arial",sans-serif;color:#82270D">This message was sent from a non-IU address. Please exercise caution when clicking links or opening attachments from external sources.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">Hi Bri,<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">On resource records, we use user-defined strings to store OCLC numbers, and have a little custom mapping that outputs these to the MARC 035 field.  We also have a user-defined controlled vocabulary list that we use to assign records to
 a collecting area (e.g. Literature, US History) that correspond to a curatorial area of strength.<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">BTW I love this thread - it's great to see how others are using these fields.  <o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Best,<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal">Kevin<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">On Tue, Mar 1, 2022 at 1:43 PM Corey Schmidt <<a href="mailto:Corey.Schmidt@uga.edu">Corey.Schmidt@uga.edu</a>> wrote:<o:p></o:p></p>
</div>
<blockquote style="border:none;border-left:solid #CCCCCC 1.0pt;padding:0in 0in 0in 6.0pt;margin-left:4.8pt;margin-right:0in">
<div>
<div>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D">Hey Bri,<br>
<br>
We use User Defined Fields for our resource records to keep track of acquisition data from legacy catalog systems and practices. For instance:<br>
<br>
integer_1: GALIN Accession Number - old old catalog</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D">integer_2: GIL Accession Number – current catalog, but old practice</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D">text_1: Arrival Status/Gift Information
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D">text_4: Donor Information
</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D">date_1: Date Received</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D"><br>
Corey</span><o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><span style="color:#1F497D"> </span><o:p></o:p></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid windowtext 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in;border-color:currentcolor currentcolor">
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"><b>From:</b>
<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">
archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> [mailto:<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>]
<b>On Behalf Of </b>McLaughlin, Brianna Jean<br>
<b>Sent:</b> Tuesday, March 1, 2022 12:30 PM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">
archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<b>Subject:</b> [Archivesspace_Users_Group] User Defined Fields use cases<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;margin-bottom:12.0pt"><span style="font-size:12.0pt;font-family:"Times New Roman",serif;color:#BA0C2F">[EXTERNAL SENDER - PROCEED CAUTIOUSLY]</span><o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Hi all,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Would anyone mind sharing some uses cases for User Defined Fields on Resource or Accession records?<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Thanks!<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"> <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Bri McLaughlin, she/her/hers<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Visiting Metadata Services Librarian<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">Indiana University <o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto">812-856-3321<o:p></o:p></p>
<p class="MsoNormal" style="mso-margin-top-alt:auto;mso-margin-bottom-alt:auto"> <o:p></o:p></p>
</div>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal">_______________________________________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</a><o:p></o:p></p>
</blockquote>
</div>
<p class="MsoNormal"><br clear="all">
<br>
-- <o:p></o:p></p>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal">Kevin Schlottmann<br>
Head of Archives Processing<br>
Rare Book & Manuscript Library<br>
Butler Library, Room 801<o:p></o:p></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Columbia University<o:p></o:p></p>
</div>
<div>
<p class="MsoNormal"><i>Pronouns: he/him/his</i><o:p></o:p></p>
</div>
<p class="MsoNormal">535 W. 114th St., New York, NY  10027<br>
(212) 854-8483<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
</div>
</body>
</html>