<div dir="ltr"><div><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Hi Patsy,</div><div><br></div><div>I would probably put the microfilm number in as an External Document. The Location doesn't <i>have</i> to be a URL, even if it's preferred.</div><div><br></div><div>--Rachel</div></div></div></div></div></div><br></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Mon, Apr 20, 2020 at 12:07 PM Hand, Sarit <<a href="mailto:shand@ap.org">shand@ap.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">





<div lang="EN-US">
<div class="gmail-m_-4401776804826204032WordSection1">
<p class="MsoNormal">HI,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Are you creating Resource Records or Archival Object records for the microfilms? If so, can you use the MF# for the identifier there? You can spawn a record from the accession OR create a record then link the accession record.  Be aware
 that accession records can only be linked at the Resource Record level.  You can link as many as you want.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Cheers,<u></u><u></u></p>
<table border="0" cellspacing="0" cellpadding="0" width="748" style="width:560.8pt;margin-left:0.5pt;border-collapse:collapse">
<tbody>
<tr>
<td width="273" valign="top" style="width:204.85pt;border:1pt solid white;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><img width="40" height="46" style="width: 0.4166in; height: 0.4791in;" id="gmail-m_-4401776804826204032Picture_x0020_1" src="cid:1719e8bcb9f6917eb1" alt="cid:image001.jpg@01D16B1C.33577140"><b><u></u><u></u></b></span></p>
</td>
<td width="206" valign="top" style="width:154.35pt;border-top:1pt solid white;border-right:1pt solid white;border-bottom:1pt solid white;border-left:none;padding:0in 5.4pt">
<p class="MsoNormal"><b><span lang="FR" style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><u></u> <u></u></span></b></p>
</td>
<td width="269" valign="top" style="width:2.8in;border-top:1pt solid white;border-right:1pt solid white;border-bottom:1pt solid white;border-left:none;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><img width="87" height="46" style="width: 0.9062in; height: 0.4791in;" id="gmail-m_-4401776804826204032Picture_x0020_2" src="cid:1719e8bcb9f772f6c2" alt="signature-96"><b><u></u><u></u></b></span></p>
</td>
</tr>
<tr>
<td width="273" valign="top" style="width:204.85pt;border-right:1pt solid white;border-bottom:1pt solid white;border-left:1pt solid white;border-top:none;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><b><span lang="FR" style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><u></u> <u></u></span></b></p>
</td>
<td width="206" valign="top" style="width:154.35pt;border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid white;border-right:1pt solid white;padding:0in 5.4pt">
<p class="MsoNormal"><b><span lang="FR" style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><u></u> <u></u></span></b></p>
</td>
<td width="269" valign="top" style="width:2.8in;border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid white;border-right:1pt solid white;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:12pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><u></u> <u></u></span></b></p>
</td>
</tr>
<tr>
<td width="479" colspan="2" valign="top" style="width:359.2pt;border-right:1pt solid white;border-bottom:1pt solid white;border-left:1pt solid white;border-top:none;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><b><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">Sarit Hand</span></b><b><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><u></u><u></u></span></b></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:12pt"><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">Digital Archivist</span><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><br>
</span><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">AP Corporate Archives</span><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><u><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><a href="mailto:shand@ap.org" target="_blank">shand@ap.org</a></span></u><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><br>
</span><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif;color:windowtext"><a href="http://www.ap.org/" target="_blank"><span style="color:black">www.ap.org</span></a></span><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif"><u></u><u></u></span></p>
</td>
<td width="269" valign="top" style="width:2.8in;border-top:none;border-left:none;border-bottom:1pt solid white;border-right:1pt solid white;padding:0in">
<p class="MsoNormal"><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">200 Liberty Street<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">New York, NY 10281<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">T
</span><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">212.621.7035<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">F
</span><span lang="FR" style="font-size:8pt;font-family:Verdana,sans-serif">212.621.1723<u></u><u></u></span></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<div>
<div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(225,225,225);padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> <<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>>
<b>On Behalf Of </b>Patricia Mitchell<br>
<b>Sent:</b> Monday, April 20, 2020 11:23 AM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<b>Subject:</b> [Archivesspace_Users_Group] Microfilm Numbers<u></u><u></u></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black">Hi, I'm working on migrating legacy accession data to ArchivesSpace. All of our accessions have unique identifiers assigned to them, but some also have unique numbers assigned to them when they're
 microfilmed. An example would be: Ac. No. 2020-053, MF. 100. For migrating into ArchivesSpace, I would likely put 2020 in the first accession number field, followed by 053 in the second accession number field, but what should I do with the MF number? This
 is info we'd like to retain obviously, and we could put it in a user-identified field, but I'm trying to avoid creating too many custom fields if there are appropriate fields already available in ArchivesSpace. Does anyone else have more than one unique identifier
 assigned to a collection? Any ideas for where to record this data?<u></u><u></u></span></p>
</div>
<div>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p>
</div>
<div id="gmail-m_-4401776804826204032Signature">
<div>
<p style="background:white"><span style="color:rgb(32,31,30)">Patsy Mitchell<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">Electronic Records Archivist<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">Tennessee State Library & Archives<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">Office of Tennessee Secretary of State Tre Hargett<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">403 7^th Avenue North<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">Nashville, TN  37243<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">615.253.8712<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)"> <u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="font-size:10pt;color:rgb(32,31,30)">This electronic mail may be subject to the Tennessee Public Records Act, Tenn. Code Ann. §10-7-503 <i>et seq</i>.  Any reply to this email may also be subject to this
 act.</span><span style="color:rgb(32,31,30)"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><i><span style="font-family:"Baskerville Old Face",serif;color:rgb(32,31,30)"> </span></i><span style="color:rgb(32,31,30)"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><i><span style="color:rgb(32,31,30)">The Mission of the Office of the Secretary of State is to exceed the expectations of our customers, the taxpayers, by operating at the highest levels of accuracy, cost-effectiveness,
 and accountability in a customer-centered environment.</span></i><span style="color:rgb(32,31,30)"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)"> <u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)">Secretary of State Social Media Links:<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)"><a href="https://nam05.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FTennesseeSecretaryofState&data=02%7C01%7Cshand%40ap.org%7Cecca66138ee245a4fb8308d7e53eb20b%7Ce442e1abfd6b4ba3abf3b020eb50df37%7C1%7C0%7C637229929756435603&sdata=iCxH40CiS8Zt5rtg8XORu1umOlDAecHI0aS3CsS5NzE%3D&reserved=0" target="_blank">www.facebook.com/TennesseeSecretaryofState</a><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white;text-align:start"><span style="color:rgb(32,31,30)"><a href="https://nam05.safelinks.protection.outlook.com/?url=http%3A%2F%2Fwww.facebook.com%2FTNStateLibraryArchives%2Ftimeline&data=02%7C01%7Cshand%40ap.org%7Cecca66138ee245a4fb8308d7e53eb20b%7Ce442e1abfd6b4ba3abf3b020eb50df37%7C1%7C0%7C637229929756445588&sdata=DIVNW%2FYgQtur%2Fg1PoI%2ByAZL6eqTbznT9jz9KY7qGfh4%3D&reserved=0" target="_blank">www.facebook.com/TNStateLibraryArchives/timeline</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:12pt;color:black"><u></u> <u></u></span></p>
</div>
</div>
</div>
</div>
The information contained in this communication is intended for the use of the designated recipients named above. If the reader of this communication is not the intended recipient, you are hereby notified that you have received this communication in error,
 and that any review, dissemination, distribution or copying of this communication is strictly prohibited. If you have received this communication in error, please notify The Associated Press immediately by telephone at +1-212-621-1500 and delete this email.
 Thank you.
</div>

_______________________________________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</a><br>
</blockquote></div>