<div dir="ltr"><div><br></div><div>Hi Adrien,</div><div><br></div><div>At New-York Historical Society, we would typically create a top container for each standalone volume. We would do this in part because our finding aids integrate with the patron request system (Aeon), making it straightforward to request and page individual volumes. For the numbering, we would use whatever system seemed to be appropriate for the volumes at hand. For a bunch of random volumes, we would just assign them all a number 1, 2, 3, etc. In the Sparks case, we'd likely create a numbering that was a meaningful identifier for each volume. Could be various forms: Vol. 1.1, 1.2, 1.3 (to indicate 1st series and volume within the series); Vol 1.1, 2.1, 3.1 (the reverse of the first option). Or add an S to emphasize the fact that one of the numbers represents the series (e.g., Vol 1.1s, 2.1s, etc. But if referring to the Sparks volumes all together in one top container (e.g. Vols "1-5.1st" or something) like that provides adequate control and description in your situation, go for it. Hope that helps!<br></div><div><br></div><div>Larry</div><div><br></div><div>Larry Weimer</div><div>Head of Archival Processing</div><div>New-York Historical Society<br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, Feb 13, 2019 at 9:53 AM Hilton, Adrien <<a href="mailto:adrien_hilton@harvard.edu">adrien_hilton@harvard.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">





<div lang="EN-US">
<div class="gmail-m_-7090251572996173472WordSection1">
<p class="MsoNormal">Hi, <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">I’m in the process of retrospectively adding top containers to all of our 800,000+ archival objects. A large number of our collections are in volume format, housed on shelves as is, not in boxes. I’m wondering how folks are handling these
 types of “containers” in AS. <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Just for an example, the Jared Sparks papers consists of 10 individual volumes, which if these were boxes, of course would be Boxes 1-10. However, the material is a two part series, each consisting of 5 volumes each and referred to on spines
 as volumes 1-5 (1^st series) and another volumes 1-5 (2^nd series). I’m disinclined to give them top containers Volumes 1-10 and I don’t want to have two Volume 1 Top Containers in the same collection. Any advise on how to make this clear
 to users and manageable on the back end?<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Thanks in advance, <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Adrien<u></u><u></u></p>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</a><br>
</blockquote></div>

<br>
<a href="https://www.nyhistory.org/black-history-month" target="_blank"><img src="http://email.nyhscommunications.org/email/2019/BlackHistoryMonth2019_footer2.jpg"></a>