<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:times new roman,serif">A different direction!</div><div class="gmail_default" style="font-family:times new roman,serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:times new roman,serif">I've noticed that we often get in trouble when there's a conflation between archival/bibliographic description and collection control, particularly because those descriptors fundamentally serve different purposes and can even change over time -- sometimes at cross purposes. So I would say that your best bet would be to think carefully about the purpose the volume number serves. When you say that these are in two series, is that a designation made by the publisher/author? Or is it just an organizing principle imposed by past archivists? Because I think that there are much better ways of saying that volumes belong together than using volume numbers, and I also think that whenever possible it's best to keep inventory management simple and just number widgets seriatim.<br></div><div class="gmail_default" style="font-family:times new roman,serif"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:times new roman,serif">MC</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Wed, Feb 13, 2019 at 4:55 PM Jordon Steele <<a href="mailto:jsteele@jhu.edu">jsteele@jhu.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">





<div lang="EN-US">
<div class="gmail-m_-6550280272720101995WordSection1">
<p class="MsoNormal">I second (third?) the logic that the container indicator should exactly follow the volume label on the spine. So container type=Volume, container indicator=1-5 (1^st series).
<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">This may not work with your workflow, but two additional suggestions:<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="gmail-m_-6550280272720101995MsoListParagraph"><u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font:7pt "Times New Roman"">        
</span></span></span><u></u>Barcode each volume and add the barcodes to the container records so that staff can track them as such OR<u></u><u></u></p>
<p class="gmail-m_-6550280272720101995MsoListParagraph"><u></u><span style="font-family:Symbol"><span>·<span style="font:7pt "Times New Roman"">        
</span></span></span><u></u>Put each volume in a custom box and barcode the box.<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<div>
<p class="MsoNormal">Best,<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Jordon<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Jordon Steele<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Hodson Curator of the University Archives<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Sheridan Libraries<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Johns Hopkins University<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">3400 N Charles St<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Baltimore, MD 21218<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><a href="mailto:jsteele@jhu.edu" target="_blank"><span style="color:windowtext">jsteele@jhu.edu</span></a><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">410-516-5493<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">he/him/his<u></u><u></u></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(225,225,225);padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> <<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>>
<b>On Behalf Of </b>Kottman, Miloche<br>
<b>Sent:</b> Wednesday, February 13, 2019 1:37 PM<br>
<b>To:</b> Archivesspace Users Group <<a href="mailto:archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org</a>><br>
<b>Subject:</b> Re: [Archivesspace_Users_Group] Top Containers for volumes<u></u><u></u></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">I would prefer whatever enumeration had been used to label the pieces to avoid confusion for the patron.  For example, if the pieces are labeled v. 1-10 but your finding aid has series 1, v. 1-5 and series 2,
 v. 1-5, the patron is likely to be confused if they ask for series 2, v. 1 and get volume 6 when it’s paged.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">If there’s no label and/or you get to re-label, I recommend using the Arrangement note to explain that there are two series with 5 volumes each, e.g.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Series 1, vol. 1-5 shelved as v. 1-5<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Series 2, vol. 1-5 shelved as v. 6-10<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">Then do top containers as v. 1-10<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">This is similar to what we do in the catalog for serials and monographs, i.e. a summary holdings statement followed by actual item records/barcodes for which volumes the library holds.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">--Miloche Kottman<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)">University of Kansas Libraries<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:rgb(31,73,125)"><u></u> <u></u></span></p>
<div>
<div style="border-right:none;border-bottom:none;border-left:none;border-top:1pt solid rgb(225,225,225);padding:3pt 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">
archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> <<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>>
<b>On Behalf Of </b>Hilton, Adrien<br>
<b>Sent:</b> Wednesday, February 13, 2019 8:53 AM<br>
<b>To:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">archivesspace_users_group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<b>Subject:</b> [Archivesspace_Users_Group] Top Containers for volumes<u></u><u></u></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Hi, <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">I’m in the process of retrospectively adding top containers to all of our 800,000+ archival objects. A large number of our collections are in volume format, housed on shelves as is, not in boxes. I’m wondering how folks are handling these
 types of “containers” in AS. <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Just for an example, the Jared Sparks papers consists of 10 individual volumes, which if these were boxes, of course would be Boxes 1-10. However, the material is a two part series, each consisting of 5 volumes each and referred to on spines
 as volumes 1-5 (1^st series) and another volumes 1-5 (2^nd series). I’m disinclined to give them top containers Volumes 1-10 and I don’t want to have two Volume 1 Top Containers in the same collection. Any advise on how to make this clear
 to users and manageable on the back end?<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal">Thanks in advance, <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal">Adrien<u></u><u></u></p>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</a><br>
</blockquote></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><font size="2" face="times new roman, serif">Maureen Callahan<br>Sophia Smith Collection Archivist<br>Smith College Special Collections<br>Northampton, Massachusetts 01063<br>413 585 2981<br><a href="mailto:mcallahan@smith.edu" target="_blank">mcallahan@smith.edu</a></font><div><font size="2" face="times new roman, serif"><br></font></div><div><font size="2" face="times new roman, serif">Pronouns: she/her/hers</font></div><div><font size="2" face="times new roman, serif"><br></font></div><div><span style="font-size:12.8px"><font size="2" face="times new roman, serif"><span style="color:rgb(0,0,0);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap;background-color:transparent">Smith College Special Collections is now housed at <a href="https://www.smith.edu/libraries/about/new-neilson/wheres-my-library" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">Young Library</a>. Learn more about renovations to Neilson Library <a href="https://www.smith.edu/libraries/about/new-neilson" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">here</a>. </span></font></span><font size="2"><font face="times new roman, serif"><br></font><br></font></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>