<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Hi Christie,</div><div><br></div><div>We just did this here at GW: <a href="https://searcharchives.library.gwu.edu/" target="_blank">https://searcharchives.library.gwu.edu</a>. </div><div><br></div><div>It was a really good experience! We aimed for a minimal process, maximizing as little staff time as possible.</div><div><br></div><div>For context and for those who aren't Christie (Christie is already very familiar with our context!): We previously published EAD XML files by putting them on our web server. They were linked to style sheets which also sat alongside the XML files on the server. So, it was just files on a server. Our catalog linked to those finding aids, as did our institutional website. And we relied on web search engines to index and search the finding aids. Two weeks ago, we replaced those finding aids with the PUI. </div><div><br></div><div><br></div><div><b>Github public documentation</b></div><div>As part of our PUI project, we documented our local configurations to the ASpace app here: <a href="https://github.com/gwu-libraries/aspace-pui/" target="_blank">https://github.com/gwu-libraries/aspace-pui/</a>. That repo shows everything we customized in relation to the PUI. </div><div><br></div><div><b>Here are some of our fondest memories and lessons:</b></div><div>1. A big +1 to Mark's <a href="https://archivesspace.atlassian.net/wiki/spaces/ADC/pages/103526318/PUI+pre-launch+checklist" target="_blank">pre-launch checklist</a> recommendation to "Review the use of the 'publish' checkbox in your staff site". This was big work, for which we relied heavily on the API. We made lists of all our resources, compared that to our list of published finding aids, and manually reviewed everything that didn't match. This was great. We found resource records that had never been published, but which we wanted published. We did a light review of everything that would be newly visible to the public, including a double check that there wasn't anything embarrassingly "drafty" or marked as restricted on these finding aids. We tried not to be perfectionists, and that worked really well. We probably spent about three days reconciling the lists of ASpace resource records and published finding aid files. We found that it was best managed with one person coordinating and sending out lists to others to approve what should be published and what shouldn't. </div><div>We also unpublished large swaths of material, although our choices here were particular to our institution. We unpublished digital objects, accession records, and all unused repositories. We did this using the API, but database changes may have been easier. </div><div><br></div><div>2. Agents - People worried that our Agent records might cause private information to get published, like donor contact info. They don't. We also chose to unpublish our staff agent records (aka, our own names).</div><div><br></div><div>3. You will absolutely want to search for weird stuff like "test" and "demo".  If you're like us, you'll find stuff. So much stuff. Sometimes hard to find. Often with the "published" checkbox checked.</div><div>Our favorite:</div><div><div><div><img src="cid:ii_johnseuz1" alt="blahdeeblah.JPG" width="472" height="129" class="m_8421610577397211619m_-8769400327023421253m_7718773676437238113gmail-CToWUd m_8421610577397211619m_-8769400327023421253m_7718773676437238113gmail-a6T" style="outline:0px"><br></div></div></div><div><br></div><div>4. We came to terms with the fact that our subject headings need a lot of work. We weighed wether to fix them before going live or after, and decided to do it after. Since we had flat XML finding aids before, our subject headings didn't really matter that much; they weren't surfaced as facets. We decided that we can live with less-than-ideal subject headings for now. I expect many other institutions would make the choice to fix up their subject headings before launching. If so, the API would come in very handy here, too. </div><div><br></div><div>5. For now, we've done redirects from the old finding aids to the new ones in ArchivesSpace. We did a lot of internal outreach to make sure that people understood that the PUI still creates "finding aids"/"collection guides", and that the old finding aid URLs have a corresponding new URL. </div><div><br></div><div>6. If your finding aids are being harvested into ArchiveGrid, check that everything will transition smoothly. It may be an opportunity to change your method of harvest. We left ours in place as-is, because it was pulling from the MARC records that we send to WorldCat, and the ArchivesSpace PUI doesn't impact that process at all. </div><div><br></div><div>7. One last warning: we had to do some clean up that involved moving resource records between repositories. That went poorly, and broke stuff. Things were very weird for a while, because our index broke and then we couldn't determine if it was fixed or not for a while. Lyrasis was very helpful during this period. </div><div><br></div><div>8. Because part of our backend system would now be public, we realized that we needed to improve security on our accounts.</div><div><br></div><div>9. We archived the old finding aids in Archive-It, and are keeping a (non-public) copy of the XML finding aids for one year. </div><div><br></div><div>10. We couldn't have done any of this without the leadership and vision of our public services librarian (Leah Richardson!), who was in full support of embracing change.  <br></div><div><br></div><div><br></div><div><b>Project progression:</b> </div><div>1. June: Two 2-week sprints to configure the PUI and do most of the cleaning of our data, at the end of which we launched what we branded as the "beta" PUI. </div><div><br></div><div>2. June - October: The "beta" PUI existed alongside our XML finding aids for several months (the "summer", which ended up extending into October). During that time, we got a feel for how much it would "cost" to maintain an application that not only contains our staff system, but also now our front-facing system (esp from a sys admin perspective). We weighed that against the improvements that ASpace would bring us. This wasn't too formal. Lots of talking and checking in. No metrics or charts. We decided in the end to move forward. We also used this time to ask staff to use the PUI instead of the XML finding aids, with two purposes in mind: (1) get staff trained, and (2) locate and fix messy data (e.g., if they saw any more "Mr. Blah Dee Blahs", everyone was supposed to fix it on the spot).</div><div><br></div><div>3. October: A 1-week sprint to finalize the implementation of the PUI, replacing the XML finding aids. We finished in our Halloween costumes. (Special thanks to one colleague in particular who stayed late, in head-to-toe costume!)</div><div><br></div><div><br></div><div>Best,</div><div>Rachel and Leah</div><div><br></div><div><br></div><div><div dir="ltr" class="m_8421610577397211619m_-8769400327023421253m_7718773676437238113gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px">Rachel Trent</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px">Digital Services Manager</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px">Special Collections Research Center</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px">Gelman Library,  George Washington University</div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000" face="Helvetica"><span style="font-size:12px">2130 H Street NW</span></font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000" face="Helvetica"><span style="font-size:12px">Washington DC 20052</span></font><br></div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px">202.994.4824</div><div style="color:rgb(0,0,0);font-family:Helvetica;font-size:12px"><a href="mailto:racheltrent@gwu.edu" target="_blank">racheltrent@gwu.edu</a></div></div></div></div></div></div><br></div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Wed, Nov 14, 2018 at 3:20 PM Christie Peterson <<a href="mailto:cpeterson@smith.edu" target="_blank">cpeterson@smith.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hi,<div><br></div><div>We're looking at implementing the PUI much sooner than we had previously anticipated. I'm aware of <a href="https://archivesspace.atlassian.net/wiki/spaces/ADC/pages/103526318/PUI+pre-launch+checklist" target="_blank">this pre-launch checklist</a>, but I'm wondering if others who have tread this ground before us have other resources (project charters/plans, checklists, etc.)  that you could share with us.</div><div><br></div><div>Many thanks in advance,</div><div><br></div><div>Christie<br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="m_8421610577397211619m_-8769400327023421253m_7718773676437238113m_1169451851008097755gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><span style="font-family:monospace,monospace;font-size:large">Christie S. Peterson</span><br></div><div dir="ltr"><div>Head of Technical Services for Special Collections</div><div>Smith College</div><div><a href="mailto:cpeterson@smith.edu" target="_blank">cpeterson@smith.edu</a></div><div>she/her/hers</div><div><br></div><div><br></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
_______________________________________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org" target="_blank">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</a><br>
</blockquote></div>