<div dir="ltr">Sorry, left out another point of distinction.<div><br></div><div>6) An individual accession to a resource record may remain unprocessed, so that accession record's processing status would be "unprocessed", but you would consider the processing status of the resource record as a whole to be perhaps "under revision" if that accession (an accrual to that resource record) were being processed and any resulting revisions to the resource were happening.</div><div><br></div><div>Anyway, I can see that many of these variables need to be spelled out. Wondering about others' decisions/definitions here.</div><div><br></div><div>Thanks again...</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Tue, Aug 28, 2018 at 5:56 PM Olivia S Solis <<a href="mailto:livsolis@utexas.edu">livsolis@utexas.edu</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hello all,<div><br></div><div>We have just recently gone live with accessions and soon will start creating new resource records in ArchivesSpace. Yay for progress! We're fine-tuning some of our resource records workflows and are realizing we may not have given enough thought to the difference between "Finding Aid Status" and the "Processing Status" field in ArchivesSpace. We've got both in our workflows, but this may be redundant.</div><div><br></div><div>I can see some immediate distinctions between the two:</div><div>1) Processing status is a field shared among resources and accessions in Collections Management; Finding Aid Status is just for resources. Nonetheless, the Collections Management fields cannot be shared between a resource record and accession record.</div><div>2) You can create a default report for unprocessed accessions, presumedly dedicated by the processing status field (we've not thoroughly tested reports).</div><div>3) A resource record may be undergoing major revisions so the finding aid is under revision, but you may consider the collection already processed.</div><div>4) Maybe you've processed a collection but don't have a good publicly accessible finding aid and there for consider it's finding aid to be unprocessed? (This seems dubious to me). We've got a lot of "paper" finding aids accessible in the reading room only. But the collection would still seem processed to me. And this also seems like something you could track with the Assessments module.</div><div>5) Conveniently, "Finding Aid Status" is immediately available as a search results column for resources. It's be nice to sort results by that column.</div><div><br></div><div>Anyway, I was wondering if any of you have decided to use one or the other field to describe the processing state of collections. Do you use those two fields in distinct ways, and if so how? How do you define each for your processors and / or accessioners.</div><div><br></div><div>FYI, we are using processing status for accessions going forward. We've customized it a bit (for instance including a "Pending" status for accessions not yet arrived so we can document associated events like deed sent.)</div><div><br></div><div>Thank you!</div><div><br></div><div>-Olivia<br>-- <br><div dir="ltr" class="m_5829513530536267137gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Olivia Solis, MSIS</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Metadata Coordinator</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Dolph Briscoe Center for American History</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">The University of Texas at Austin</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">2300 Red River St. Stop D1100</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Austin TX, 78712-1426</font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:12.8px">(512) 232-8013</span></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</blockquote></div><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div dir="ltr" class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Olivia Solis, MSIS</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Metadata Coordinator</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Dolph Briscoe Center for American History</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">The University of Texas at Austin</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">2300 Red River St. Stop D1100</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Austin TX, 78712-1426</font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:12.8px">(512) 232-8013</span></div></div></div></div></div></div></div>