<div dir="ltr"><div>Hello all,</div><div><br></div><div>I was wondering if some of you have a situation we have. Occasionally, some of our staff will appear as subjects/creators in resources and accessions. We have some staff members who are published scholars and appear in name authority files. In such cases, we'd want to use the URIs for those names (no such field in user records). We also have specific rules we follow for local names for subjects/creators.</div><div><br></div><div>How do you/do you distinguish between staff members when they are acting in their capacity as staff (e.g. as the recipient of the agreement received event) vs. as subject/creator? Staff users appear to be agents that are selectable in any kind of record type.</div><div><br></div><div>Our current strategy is to include a "(staff)" addition to "Full name" for users. For instance, mine would be "Olivia Solis (staff)", the reason being to make it absolutely clear this is not the non-existent "Solis, Olivia" in VIAF who is also an agent, but not a user. I don't like including information that is not part of a name in the name field, but otherwise, I think people would accidentally select the user agent in instances where they should select e.g. the VIAF "Solis, Olivia" with a URI we want to use. Is there a better solution to "staff" for disambiguation purposes? Somehow display the person's title in the type-ahead list that appears when you start typing in a linked agent name? I'm not sure how difficult that would be.<br></div><div><br></div><div>We plan to retire (change passwords for), but not delete staff user accounts when the staff members no longer work here so we don't get rid of their data trail. But in 20 years it would be nice for staff to know that the retired "Olivia Solis (staff)" is also the same person as creator of one of our collections. Or maybe a donor, in which case I would not want to use the user account.</div><div><br></div><div>Thanks,</div><div>Olivia</div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Olivia Solis, MSIS</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Metadata Coordinator</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Dolph Briscoe Center for American History</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">The University of Texas at Austin</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">2300 Red River St. Stop D1100</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Austin TX, 78712-1426</font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:12.8px">(512) 232-8013</span></div></div></div></div></div></div></div>
</div>