<div dir="ltr">Hello all,<div><br></div><div>We're trying to figure out a situation that can't be uncommon. We've got a lot of onsite boxes. We've got a lot of offsite boxes. Researchers need to request offsite boxes a week in advance. Many of our collections have nebulous access restrictions like, "Portions of this collection are stored offsite". I want clarity for our researchers.</div><div><br></div><div>We're slowly carrying out a shelf read project and soon will know exactly where every box is. How have some of you all who have all of your containers anchored to locations communicated that something is offsite to researchers?</div><div><br></div><div>We publish EAD records to a regional consortium and are working on setting up Aeon to integrate with it and, eventually, the ASpace public interface.<br clear="all"><div><br></div><div>I have thought about adding a physical location tag for all archival objects that have associated offsite boxes stating such, but I don't like this for a couple of reasons:</div><div><ol><li>It will look horrible. Whole series and collections that are stored offsite will have this repetitive information in archival object after archival object.</li><li>It will not automatically update when the box moves. For various logistical reasons, many of our boxes move around a lot or are slated to move to new locations. The whole point of having box location information in a database is that we only will have to change the information in one place.</li></ol>Even if there's not a good EAD solution, we can point researchers to the public interface. I've not much experience with the public interface, but should it be difficult to customize the box display so that you can see building information associated with a box?</div><div><br></div><div>I'm just curious how other institutions have tackled this problem. I'd like it to be readily apparent to researchers when they need a week to access a box.</div><div><br></div><div>Thanks!</div><div>Olivia</div><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Olivia Solis, MSIS</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Metadata Coordinator</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Dolph Briscoe Center for American History</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">The University of Texas at Austin</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">2300 Red River St. Stop D1100</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Austin TX, 78712-1426</font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:12.8px">(512) 232-8013</span></div></div></div></div></div></div></div>
</div></div>