<div dir="ltr">Hi Joan,<div><br></div><div>You're asking a really good question, and thinking about this with all the right principles. There just isn't a single right answer.</div><div><br></div><div>It may look weird to have four instances attached to a single description, but that's how we do it in most cases. It allows you to assign barcodes and track locations for each box independently.</div><div><br></div><div>The example where you feel like you're doing folder level description is a useful model if you can make a meaningful distinction between the content in each box and want to save archivists and researchers the bother of pulling and looking at all of them to determine which they want. In your example above, it looks like each box has a different set of dates attached to it, so that would be a good reason to use this method. As a side note, we use other level = box to indicate when we're actually describing a whole box and not a folder. **trigger debate on that practice now**</div><div><br></div><div>Cheers,</div><div><br></div><div>Christie</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Wed, May 10, 2017 at 10:45 AM, Joan Curbow <span dir="ltr"><<a href="mailto:CurbowJ@bvu.edu" target="_blank">CurbowJ@bvu.edu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">





<div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72">
<div class="m_-5472506154745783429WordSection1">
<p style="background:white"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Dear all,<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Description and instantiation are different things. Describing the content is not equal to what boxes the content ends up in. Correct? But something isn’t making sense
 to me.<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I wanted to describe a collection at the series level, so in the instances, I chose my top container, but I have four boxes for my first series, so my container type
 is “Box” and I put 1-4 for my indicators, but this doesn’t calculate four document cases, does it? Doesn’t it only calculate 1?<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">But if I make four instances, that looks stupid. See below.<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><img width="550" height="30" style="width:5.725in;height:.3083in" id="m_-5472506154745783429Picture_x0020_1" src="cid:image001.jpg@01D2C972.24DFD7F0"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">It also results in a finding aid that looks like this:<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><img width="554" height="103" style="width:5.7666in;height:1.075in" id="m_-5472506154745783429Picture_x0020_4" src="cid:image002.jpg@01D2C972.24DFD7F0"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">If I do this:<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><img width="546" height="83" style="width:5.6916in;height:.8666in" id="m_-5472506154745783429Picture_x0020_2" src="cid:image004.jpg@01D2C972.24DFD7F0"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">I’m really describing at a file level, which I don’t want to do.<u></u><u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">What am I not understanding?<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif">Sincerely,<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><b><span style="color:#002244">Joan Curbow</span></b><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7">Reference Librarian and Archivist</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7">Buena Vista University Library<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7">Buena Vista University<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7">610 West Fourth Street<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7">Storm Lake, Iowa  50588</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7"><a href="tel:(712)%20749-2094" value="+17127492094" target="_blank">712.749.2094</a><u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#90a4b7"><a href="http://www.library.bvu.edu" target="_blank">www.library.bvu.edu</a>​​</span><u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p style="background:white"><span style="font-size:11.0pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
</div>
</div>

<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org">Archivesspace_Users_Group@<wbr>lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/<wbr>mailman/listinfo/<wbr>archivesspace_users_group</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr">Christie S. Peterson<div><br></div><div>University Archivist</div><div><div style="color:rgb(80,0,80);font-size:13.1999998092651px"><span style="color:rgb(0,0,0)"><font size="2">George Washington University Libraries</font></span></div><div style="color:rgb(80,0,80);font-size:13.1999998092651px"><span style="color:rgb(0,0,0);font-size:small">704H Gelman Library</span><font size="2"><br></font></div><div style="color:rgb(80,0,80);font-size:13.1999998092651px"><font size="2"><span style="color:rgb(0,0,0)"><a href="mailto:cspeterson@gwu.edu" target="_blank">cspeterson@gwu.edu</a></span></font></div><div style="color:rgb(80,0,80);font-size:13.1999998092651px"><font size="2"><span style="color:rgb(0,0,0)">202.994.3925</span></font></div></div></div></div>
</div>