<div dir="ltr">I would think that removing the user from all groups (so that they can't do anything) and changing the password (so that they can't log in anyway) should do the trick. In this way the user will effectively be 'inactive' but will remain in the system as an agent.</div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Tue, Mar 7, 2017 at 7:02 PM, Olivia S Solis <span dir="ltr"><<a href="mailto:livsolis@utexas.edu" target="_blank">livsolis@utexas.edu</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Hello all,<div><br></div><div>The Briscoe Center is in the process of adopting ArchivesSpace and has been testing it out in a sandbox. We took note of a potential problem in the future regarding hypothetical former employees who may have been ASpace users at one point. Presumably, we would delete them after they moved on to other work. I wanted to see what a user's trail might look like after he/she were deleted from the system, so I created an appraisal event with a user (my dog Chicken) as the authorizer.</div><div>   </div><div>The results are mixed. While in some fields it looks like the data is retained, in some fields it is not. For instance:</div><div><ul><li>In the Events Browser, the former employee/user appears as the authorizer and record creator</li><li>Within the event itself, the agent link is blank</li><li>In the resource record the event is linked to, the agent links field is empty, but the created and Last modified fields list the now deleted user</li></ul>Before you delete an agent record, ArchivesSpace does warn you that you will lose all references to it in the database, including references to it in other records. How have some of you anticipated handling this situation? Leave former employees in the system and change their passwords? Is there a workaround for some of the loss of data or am I missing an obvious solution to this?</div><div><br></div><div>Thanks!</div><span class="HOEnZb"><font color="#888888"><div>Olivia</div><div><div><br></div>-- <br><div class="m_1967079646617788002gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Olivia Solis, MSIS</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Metadata Coordinator</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Dolph Briscoe Center for American History</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">The University of Texas at Austin</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">2300 Red River St. Stop D1100</font></div><div style="font-size:12.8px"><font color="#000000">Austin TX, 78712-1426</font></div><div style="color:rgb(136,136,136);font-size:12.8px"><a href="mailto:livsolis@utexas.edu" style="color:rgb(17,85,204)" target="_blank">livsolis@utexas.edu</a></div></div></div></div></div></div>
</div></font></span></div>
<br>______________________________<wbr>_________________<br>
Archivesspace_Users_Group mailing list<br>
<a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org">Archivesspace_Users_Group@<wbr>lyralists.lyrasis.org</a><br>
<a href="http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group" rel="noreferrer" target="_blank">http://lyralists.lyrasis.org/<wbr>mailman/listinfo/<wbr>archivesspace_users_group</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div dir="ltr"><font size="2" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#666666">Trevor Thornton</font><div><font size="2" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#666666">Applications Developer, Digital Library Initiatives</font></div><div><font size="2" style="background-color:rgb(255,255,255)" color="#666666">North Carolina State University Libraries</font></div></div></div></div></div></div></div>
</div>