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<div class="WordSection1">
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Hi Maureen and All, <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Mark Custer, myself, Kate Bowers, Matthew Lyons, and Margery Sly have been talking about this for over a year and have just been too busy to get back into it.  Last summer at SAA, we met and developed a set of
 functional requirements that would simply be the foundation to build a plug in that would mimic the functionality of the current assessment module in AT – where some of us have data or upon which some of us have modeled other in-house databases.  At that point
 in time, it was difficult to fully understand or envision how such a tool might integrate into Archives Space when so few of us had fully implemented.   <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Mark Custer is on the Archives Space User Advisory Committee and should be able to let us know how we might at least better organize to make this a priority for development, and suggest a pathway for development. 
 It was suggested to me that it would be better and faster to develop a plug in v. integrate a module into ASpace.  
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">I had hoped that the SI would be able to donate the programming time and, at one point, was promised such.  However, on an institutional level, we are still implementing Archivists Toolkit and developing a web
 portal for our EAD finding aids, so technical support is focused on this first. 
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">BUT, I think this might be a fundable project if we could all develop a work plan with tangible deliverable that could be presented to a funder.  
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Please feel free to respond with your thoughts about moving forward, either to me personally or to the group.  I think it would be important to especially hear from users that have legacy data in either AT or
 Archon that would need to migrate to such a tool. <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Best, Barb Aikens <o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">Barbara D. Aikens<o:p></o:p></span></b></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">Head of Collections Processing | Archives of American Art, Smithsonian Institution<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">Email:
<a href="mailto:aikensb@si.edu"><span style="color:blue">aikensb@si.edu</span></a> | Phone: 202.633.7941
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">Visit our
<a href="http://www.aaa.si.edu/"><span style="color:blue">website</span></a> and the
<a href="http://www.aaa.si.edu/collections/online"><span style="color:blue">Terra Foundation Center for Digital Collections</span></a>.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">Follow us on
<a href="http://twitter.com/archivesamerart"><span style="color:blue">Twitter</span></a> and
<a href="http://www.facebook.com/#!/archivesofamericanart"><span style="color:blue">Facebook</span></a>
<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">FedEx, UPS, and DHL deliveries: 750 9th Street, NW (at H) | Suite 2200 | Washington, DC 20001<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="font-size:9.0pt;font-family:"Centaur","serif";color:#1F497D">U.S. Postal deliveries:  PO Box 37012 | Victor Building, Suite 2200, MRC 937 | Washington, DC 20013-7012<o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif""> archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org [mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org]
<b>On Behalf Of </b>Callahan, Maureen<br>
<b>Sent:</b> Monday, January 05, 2015 3:09 PM<br>
<b>To:</b> Archivesspace Users Group<br>
<b>Subject:</b> Re: [Archivesspace_Users_Group] Digitization Priority and Status Fields in Collection Management Module<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">So, this sounds like it could be a really good use case for an assessment module, much like the one AT had (which was very useful for setting repository priorities, including digitization priorities). Is anyone
 working on developing an assessment module for ASpace?<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Maureen<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Maureen Callahan<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">Archivist, Metadata Specialist<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">Manuscripts & Archives<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">Yale University Library<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#8496B0"><a href="mailto:maureen.callahan@yale.edu"><span style="color:#8496B0">maureen.callahan@yale.edu</span></a><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">203.432.3627<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#7F7F7F"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">Webpage:</span><span style="color:#7F7F7F">
</span><span style="color:#8496B0"><a href="web.library.yale.edu/mssa"><span style="color:#8496B0">web.library.yale.edu/mssa</span></a></span><span style="color:#7F7F7F"><o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#404040">Collections:</span><span style="color:#7F7F7F">
</span><span style="color:#8496B0"><a href="drs.library.yale.edu"><span style="color:#8496B0">drs.library.yale.edu</span></a></span><span style="color:#7F7F7F"><o:p></o:p></span></p>
</div>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #E1E1E1 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b>From:</b> <a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org">
archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> [<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org">mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>]
<b>On Behalf Of </b>Kevin Clair<br>
<b>Sent:</b> Monday, January 05, 2015 3:06 PM<br>
<b>To:</b> Archivesspace Users Group<br>
<b>Subject:</b> Re: [Archivesspace_Users_Group] Digitization Priority and Status Fields in Collection Management Module<o:p></o:p></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">Hello,<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">We’d get some use out of a Digitization Status field as well. If it became critical I’d probably wind up assigning such a status through one of the user-defined enumerations, but having it built into ArchivesSpace
 would be even better…<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">We had experimented a little bit with recording exhibit information here, but we didn’t get much further than recording where the precise location of an item currently on exhibit in the building is. I’d be interested
 to hear more about other shops’ experiences with that sort of information; I’m sure we’ll get questions about it here.<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D">thanks!  -k<o:p></o:p></span></p>
<p class="MsoNormal"><span style="color:#1F497D"><o:p> </o:p></span></p>
<div>
<div style="border:none;border-top:solid #B5C4DF 1.0pt;padding:3.0pt 0in 0in 0in">
<p class="MsoNormal"><b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">From:</span></b><span style="font-size:10.0pt;font-family:"Tahoma","sans-serif"">
<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a> [<a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org">mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>]
<b>On Behalf Of </b>Kari R Smith<br>
<b>Sent:</b> Monday, January 05, 2015 12:29 PM<br>
<b>To:</b> Archivesspace Users Group<br>
<b>Subject:</b> Re: [Archivesspace_Users_Group] Digitization Priority and Status Fields in Collection Management Module<o:p></o:p></span></p>
</div>
</div>
<p class="MsoNormal"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Hi Carolyn,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Yes, I believe that we could make use of such status data fields.  Good idea!  
<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><b>Another question</b>:  has anyone implemented data fields (also in Collections Management) that would track when items have been put on Exhibit?  I'm thinking:  Exhibit Title, Location (Gallery name), Dates of exhibit.  This would
 need to be a repeatable set and attachable at an item or folder.   This could help us when someone remembers an item that was once on display and our exhibit information is kept separately from the collections data.<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Kari<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><a name="_MailEndCompose"></a><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">-----Original Message-----<br>
From: <a href="mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org">archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org</a>
<a href="mailto:[mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org]">
[mailto:archivesspace_users_group-bounces@lyralists.lyrasis.org]</a> On Behalf Of Runyon, Carolyn<br>
Sent: Monday, January 05, 2015 2:17 PM<br>
To: Archivesspace Users Group<br>
Subject: [Archivesspace_Users_Group] Digitization Priority and Status Fields in Collection Management Module<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Hi All,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">I wonder if anyone else would make use of a Digitization Status menu similar to the existing Processing Status menu in the Collection Management module. It could be useful to have a Digitization Priority (High, Low, or Medium) and Digitization
 Status fields (Completed, In Progress, or New) to help manage digitization projects on a macro-level.
<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Just a thought,<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Carolyn<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Carolyn Runyon, Digital Archivist<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Special Collections & University Archives University of Tennessee at Chattanooga<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText">615 McCallie Ave., Chattanooga, TN  37403 <a href="https://urldefense.proofpoint.com/v1/url?u=http://mailto:Carolyn-Runyon%40utc.edu&k=dpQisR3avULHgiNaNeY%2Btg%3D%3D%0A&r=39iKRzGb0nqel6nSjnqdY5%2F05TV4I%2BBPMZR6DRJhOAc%3D%0A&m=7oZMa%2FUfXLv7eXzRJQ2mA1WTC5dVjEGUsOhymKJNHGU%3D%0A&s=2dfddffc1d4042306408268dff6d4675d0a6efd58c75cccb8e117c29733b4269">
<span style="color:windowtext;text-decoration:none">Carolyn-Runyon@utc.edu</span></a>, (423) 425-4503 Dept. 6456, LIB 205<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><o:p> </o:p></p>
<p class="MsoPlainText">_______________________________________________<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText">Archivesspace_Users_Group mailing list<o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><a href="mailto:Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org"><span style="color:windowtext;text-decoration:none">Archivesspace_Users_Group@lyralists.lyrasis.org</span></a><o:p></o:p></p>
<p class="MsoPlainText"><a href="https://urldefense.proofpoint.com/v1/url?u=http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group&k=dpQisR3avULHgiNaNeY%2Btg%3D%3D%0A&r=39iKRzGb0nqel6nSjnqdY5%2F05TV4I%2BBPMZR6DRJhOAc%3D%0A&m=7oZMa%2FUfXLv7eXzRJQ2mA1WTC5dVjEGUsOhymKJNHGU%3D%0A&s=5c45ca13274b22bc07308d51829e2498930e9289ff28c21248423a1f9c38a13f"><span style="color:windowtext;text-decoration:none">http://lyralists.lyrasis.org/mailman/listinfo/archivesspace_users_group</span></a><o:p></o:p></p>
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